Définition du Règlement Intérieur en entreprise
Le règlement intérieur (RI) est un document interne à l’organisation qui précise un certain nombre de règles et d’obligations, en particulier en matière de sécurité, d’hygiène ou de sanctions, auquel l’employeur et les salariés doivent se conformer à l’intérieur de l’entreprise.
Ce document est certainement l’un des plus importants car il permet au chef d’entreprise d’établir les règles qu’il veut voir respecter dans son entreprise mais aussi les sanctions auxquelles ses salariés s’exposeraient en cas de non-respect des règles internes. En cas de différend, porté au-devant du Conseil des prud’hommes, les Juges pourront demander copie du Règlement Intérieur pour s’assurer que la sanction type licenciement disciplinaire était connue des salariés.
Le règlement intérieur est obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 salariés quel que soit le secteur d’activité. Il est facultatif, mais fortement recommandé, pour les entreprises ayant jusqu’à 49 salariés.
L’essentiel à retenir du Règlement Intérieur d’une entreprise
L’essentiel
Connu & disponible
Document écrit, rédigé en français par l’employeur, qui doit être connu/disponible auprès des personnes ayant accès aux lieux de travail et aux locaux où se fait l’embauche.
Décidez des règles
C’est un document légal crucial puisqu’il permet au chef d’entreprise de définir les règles applicables dans son entreprise.
Anticipez vos sanctions
Une sanction ne peut être valablement prononcée contre un salarié que si elle est expressément prévue par le règlement intérieur (Cassation sociale, 26 octobre 2010, 09-42.740).
À éviter !
Un RI gratuit/standard ne sera d’aucune utilité pour le chef d’entreprise, voire dans certains cas dangereux, car il peut comporter des articles dépassés, discriminants et/ou générateurs d’inégalité entre salariés.
Mise à jour
Il doit être régulièrement mis à jour et doit faire autorité sur tous les salariés de l’entreprise, même s’ils ont été embauchés avant sa mise en application.
Son application
Un RI n’est applicable que si l’employeur a effectué au préalable toutes les formalités légales (Cassation sociale, 9 mai 2012, n° 11-13.687), notamment auprès de l’Inspection du Travail et du Greffe du Conseil de Prud’hommes.
Pourquoi est-il judicieux d’établir un règlement intérieur quelle que soit la taille de son entreprise ?
Selon notre expérience, plus de 50% des litiges prud’homaux portent en partie sur les heures supplémentaires. En effet, la plupart des TPE/PME ne tiennent aucun registre de tenue des heures malgré son obligation. La solution pour le dirigeant consiste à tenir un état des heures réalisées, dont le processus est validé par le règlement intérieur.
Il existe un intérêt majeur, en terme de gestion des ressources humaines, à établir un RI en entreprise, même pour un effectif inférieur à 50 salariés.
Le RI peut notamment permettre d’instaurer et/ou de réglementer les différents points suivants :
- Contrôle d’alcoolémie des salariés exerçant des fonctions susceptibles d’exposer des personnes ou des biens à un danger, dans la mesure où les modalités de ce contrôle en prévoient la contestation ;
- Fouille, dans la mesure où les modalités de ce contrôle en prévoient la contestation ;
- Interdiction de fumer ;
- Respect des horaires ;
- Absences ;
- Utilisation du réfectoire et des douches, des véhicules de l’entreprise, etc…
- Perte du permis de conduire…
Quels sont les risques à l’encontre de l’employeur en cas de défaut de règlement intérieur ?
Sanctions
Les sanctions sont nulles
Dans les entreprises qui ne respectent pas leur obligation de mise en place d’un règlement intérieur, les sanctions telles que le blâme, l’avertissement, la rétrogradation et la mise à pied disciplinaire sont nulles. De plus, elles encourent une amende pouvant aller jusqu’à 750 € (contravention 4ème classe).
Aucune valeur juridique
Le dirigeant se doit de respecter toutes les étapes permettant la mise en place d’un règlement intérieur, faute de quoi ce dernier n’aura aucune valeur juridique. Le non respect des règles légales pour son élaboration & son contenu peut donner lieu à une amende pouvant aller jusqu’à 750€ (contravention 4ème classe).
Quel est le contenu du règlement intérieur ?
Les lois, règlements et conventions collectives applicables viennent “encadrer” les dispositions du RI qu’il doit nécessairement respecter.
Le RI ne peut contenir que les dispositions suivantes :
- les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement ;
- les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises ;
- les règles générales et permanentes relatives à la discipline (notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur) ;
- les dispositions relatives aux garanties de procédure prévues pour le salarié si l’employeur envisage une sanction ;
- les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes ;
- des dispositions affirmant le principe de neutralité dans l’entreprise et limitant la manifestation des convictions des salariés, par exemple religieuses.
Une sanction ne peut être prononcée contre un salarié que si elle est expressément prévue par le règlement intérieur, notamment quant à son mode d’exécution.
Les dispositions du RI ne peuvent pas entraîner de discrimination ou d’inégalité entre salariés.
Toute autre disposition que celles mentionnées précédemment doit être exclue.
Quelle est la procédure d’élaboration d’un règlement intérieur (RI) ?
A BIEN RESPECTER
1 – Le projet du RI de l’employeur doit être soumis pour avis au Comité Social et Economique (CSE) dans les entreprises de 11 salariés et plus.
2 – Le projet de RI de l’employeur et les avis des membres du CSE doivent être transmis à l’inspecteur du travail, qui contrôle la légalité des clauses du règlement.
3 – Il doit ensuite être déposé au greffe du conseil des prud’hommes.
4 – Le règlement intérieur doit préciser la date de son entrée en vigueur (au moins 1 mois après l’accomplissement de la dernière des formalités de dépôt et de publicité).
5 – Il peut faire l’objet d’aménagements, au travers de notes de service ou de documents comportant des obligations générales et constantes sur les sujets abordés dans le règlement.
Important : chaque étape de la procédure décrite ci-avant doit être respectée, faute de quoi le RI n’aura aucune valeur juridique.
Pour résumer, l’employeur sera privé de son pouvoir de sanction, s’il n’a pas :
- adopté un règlement intérieur ;
- défini l’échelle des sanctions (ainsi que la durée maximale de la mise à pied disciplinaire) ;
- consulté les représentants du personnel ;
- informé l’Inspecteur du travail ;
- déposé le règlement intérieur au greffe du Conseil de prud’hommes ;
- informé ses salariés.
En cas de contestation, les conséquences peuvent être lourdes pour l’employeur qui s’expose à la remise en cause de ces sanctions par le Conseil des prud’hommes et les Cours d’appel, ainsi qu’à la réparation du préjudice subi par le salarié.
Comment se déroulent les étapes de la rédaction de votre règlement intérieur (RI)?
Votre mise en conformité
Une fois le bilan synthétique “santé et sécurité au travail” de votre établissement réalisé par notre consultant, et après accord sur votre souhait de confier la mise en conformité de votre organisation à notre cabinet, les étapes suivantes sont :
Phase d’Audit
Notre juriste prend un RDV téléphonique avec le dirigeant (ou un responsable ayant une parfaite connaissance de l’activité) afin de travailler sur l’élaboration de votre règlement intérieur.
Phase de rédaction
Notre expert juriste va procéder à l’analyse des informations collectées puis à la rédaction de votre RI à travers un accompagnement complet et personnalisé, en fonction des problématiques rencontrées dans votre structure.
Phase de Restitution
Votre règlement intérieur vous est envoyé par courrier électronique. Selon votre agenda et sur demande, il peut aussi vous être présenté par votre consultant AviséConseil. Par ailleurs, nous vous accompagnons jusqu’à la reconnaissance et validité juridique de votre Règlement Intérieur.
La réglementation du règlement intérieur (Code du Travail)
Article L1321-1
L’Article L1321-1 et suivants du code du travail présentent le règlement intérieur, ses mesures, ses conditions et ses règles d’application.
Article L4122-1
L’Article L4122-1 et suivants du code du travail précise que, conformément aux instructions qui lui sont données par l’employeur, (…) il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail.